Sokszor meglepően sok perc, sőt akár óra is elmegy azzal, hogy meg kell találni egy korábbi iratot, ellenőrizni kell egy határidőt, vagy elő kell keresni egy ügyfélhez kapcsolódó információt.
Amikor minden információ máshol van
Az Ügyvédi ügyviteli rendszer részeként elérhető ügyvédi ügyviteli szoftver egyik előnye, hogy a mindennapi ügykezelés adatai közös munkafolyamatba rendezhetők. Ha a naptár külön alkalmazásban van, az iratok mappákban, a számlázási adatok egy másik rendszerben, a feladatok pedig e-mailekben, minden váltás plusz figyelmet kér.
A gond sokszor nem az, hogy egy adott feladat hosszú. Inkább az apró megszakítások adódnak össze. Meg kell keresni egy fájlt, ellenőrizni egy határidőt, átmásolni egy adatot, majd visszatérni az eredeti munkához. Napi több tucat ilyen helyzet már érezhetően lassíthatja az irodát.
A közös rendszer a helyettesítést is egyszerűbbé teszi
A több helyen lévő információ akkor válik különösen láthatóvá, amikor valaki szabadságon van vagy más ügyön dolgozik. Ha egy fontos előzmény csak egy kolléga postafiókjában vagy saját mappájában található meg, a helyettesítőnek előbb fel kell térképeznie, mi történt korábban.
Egy jól kialakított ügyviteli folyamatban a feladatok, iratok, határidők és munkaidőadatok ugyanahhoz az ügyhöz kapcsolódnak. Így kevesebb múlik az egyéni emlékezeten, és kisebb az esélye annak, hogy egy szükséges információ csak utólag kerül elő.
Automatizálni elsősorban azt érdemes, ami újra és újra ugyanúgy történik
Nem érdemes minden adminisztratív lépést automatizálni. Az a feladat viszont jó jelölt, ami rendszeresen ugyanúgy történik, például egy időpont rögzítése, egy számla előkészítése, egy dokumentum kitöltése vagy egy ismétlődő nyilvántartás vezetése.
Ebben sokat számítanak az integrációk is. Ha a naptár, a dokumentumszerkesztő, a számlázó vagy a felhőtárhely kapcsolatban áll az ügykezeléssel, kevesebb adatot kell kézzel átvinni egyik felületről a másikra.
Erre jó példa a Flowyer szemlélete is, amely az ügykezeléshez kapcsolódó információkat és munkafolyamatokat igyekszik egy közös rendszerben összefogni. Az ilyen megoldások előnye nem pusztán az, hogy több funkció érhető el egy helyen, hanem az is, hogy csökkenhet az adatok keresésére, másolására és a különböző alkalmazások közötti váltásra fordított idő.
A jó rendszer alkalmazkodik az iroda működéséhez
Egy ügyvédi iroda működése ritkán marad változatlan hosszú éveken át. Új kollégák érkeznek, más típusú ügyek kerülnek előtérbe, változnak az ügyféligények, és közben új digitális eszközök jelennek meg. Emiatt fontos, hogy az ügyvitelhez használt rendszer is képes legyen alkalmazkodni.
Az olyan új lehetőségek, mint az AI-alapú anonimizálás vagy a különböző külső alkalmazások összekapcsolása is akkor jelentenek valódi értéket, ha nem plusz feladatot teremtenek, hanem észrevétlenül beilleszkednek a meglévő munkafolyamatokba.
Végső soron egy ügyvédi iroda hatékonyságát nem az mutatja meg, hogy hány digitális eszközt használ. Sokkal inkább az, hogy ezek az eszközök mennyire működnek együtt, mennyi felesleges keresést és adminisztrációt vesznek le a kollégák válláról, és mennyi figyelmet hagynak arra a munkára, amely valóban jogi szakértelmet igényel.
